주소모음 · 링크모음 · 사이트모음회사·동아리에서 쓰는 공유 링크모음 만들기
새로 들어온 팀원이 첫 주에 가장 많이 하는 질문은 대개 ‘그거 어디 있어요?’입니다. 메신저 주소, 공유 문서 폴더, 일정표, 신청서 양식. 팀이 쓰는 링크가 한곳에 모여 있으면 이 질문이 크게 줄어듭니다. 회사, 동아리, 동호회, 학급 어디든 쓸 수 있는 방법입니다.
1. 담을 것 정하기
팀 링크모음에는 모든 사람이 일주일에 한 번 이상 여는 곳만 담습니다. 한 사람만 쓰는 링크는 개인 즐겨찾기에 두는 편이 낫습니다.
| 분류 | 예 |
|---|---|
| 매일 쓰는 도구 | 메신저, 메일, 일정표 |
| 공유 문서 | 팀 문서 폴더, 회의록, 규칙 문서 |
| 신청·양식 | 휴가 신청, 비용 청구, 장비 대여 |
| 안내 | 처음 온 사람을 위한 안내 문서, 연락처 |
| 가끔 쓰는 곳 | 분기별 보고, 연간 일정 |
2. 어디에 만들까
특별한 도구가 없어도 됩니다. 팀이 이미 쓰는 공유 문서 한 장, 메신저 채널의 고정 메시지, 위키 페이지 하나면 충분합니다. 중요한 것은 ‘모두가 아는 한 곳’이어야 한다는 점입니다. 링크모음이 두 군데 생기면 어느 쪽이 최신인지 아무도 모르게 됩니다.
3. 구조는 단순하게
팀 링크모음은 대부분 한 페이지형이면 충분합니다. 위에서부터 자주 쓰는 순서로 나열하고, 분류 제목만 붙이면 됩니다. 링크마다 한 줄 설명을 붙이세요. ‘회의록’보다 ‘주간 회의록, 월요일마다 새 문서’가 훨씬 친절합니다. 구조 고르는 법은 한 페이지형 vs 분야별 링크모음에서 볼 수 있습니다.
4. 관리 담당 정하기
공유 링크모음이 망가지는 가장 흔한 이유는 ‘모두의 것’이라 아무도 관리하지 않기 때문입니다. 담당자를 한 명 정하세요. 담당자는 분기에 한 번 링크를 모두 눌러 보고, 안 쓰는 것을 지우고, 새로 생긴 것을 넣습니다. 맨 아래에 ‘마지막 확인: 날짜, 담당자 이름’을 적어 두면 다른 사람도 언제 정리됐는지 알 수 있습니다.
- 분기 1회: 모든 링크 눌러 보기
- 도구를 바꿨을 때: 바로 고치기
- 사람이 나갈 때: 그 사람 개인 계정에 묶인 문서 링크가 있는지 확인하기
마지막 항목이 중요합니다. 퇴사하거나 탈퇴한 사람의 개인 계정에 있던 문서는 계정이 정리되면서 함께 사라질 수 있습니다. 팀 문서는 팀 공용 공간에 두는 것이 좋습니다. 링크가 사라지는 이유는 링크는 왜 죽을까에서 더 다룹니다.
5. 권한 확인하기
링크모음에 넣은 문서를 누가 열 수 있는지 확인하세요. 팀 밖으로 나가면 안 되는 문서가 ‘링크가 있는 모든 사람’에게 열려 있지는 않은지, 반대로 팀원이 열어야 하는데 권한이 막혀 있지는 않은지. 새 팀원에게 링크모음을 줄 때 가장 많이 생기는 문제가 권한입니다.
6. 새 사람 안내
새로 온 사람에게 링크모음을 줄 때는 링크만 던지지 말고 5분만 함께 훑어 주세요. 각 링크가 언제 쓰이는지 한마디씩만 해 줘도 첫 주의 질문이 크게 줄어듭니다. 그리고 첫날 그 링크모음을 즐겨찾기에 넣게 하세요.
팀 링크모음 체크리스트
- 모두가 아는 한 곳에 있다.
- 자주 쓰는 순서로 정렬되어 있다.
- 링크마다 한 줄 설명이 있다.
- 관리 담당과 마지막 확인 날짜가 적혀 있다.
- 문서 권한이 맞게 설정되어 있다.
개인 링크모음을 먼저 정리해 보고 싶다면 나만의 링크모음 만들기 — 30분 정리법부터 시작해 보세요.